Iwan Setiawan

Web & graphic designer, illustrator

Love digital design, follow me @intraktives

Saat seorang freelance web designer atau freelance graphic designer seperti anda menerima job dari client hal itu merupakan keberhasilan bagi anda. Namun apakah hanya sampai disitu ? Tentu tidak, karena itu baru separuh dari yang akan anda jalani.

Anda belum tahu seperti apa client ini, apakah tipe client yang mudah diajak kerjasama atau malah client yang sulit. Anda tidak mungkin selalu mendapatkan client yang nyaman diajak kerjasama. Setiap materi yang anda butuhkan dengan cepat mereka kirim, review revisi pekerjaan cepat, deadline yang pas. Namun ada saatnya anda mendapatkan client yang sulit, mereka meminta tenggat waktu revisi yang sangat ketat, permintaan yang berubah drastis dari permintaan awal, delivery materi lambat, permintaan revisi yang terus-menerus, pembayaran yang terus tertunda dan hal lainnya yang akhirnya merugikan anda.

 

Illustration by Intraktive

 

Untuk meminimalisir hal-hal yang tidak diinginkan dan punya potensi merugikan diri anda sebagai desainer maka dibutuhkanlah kontrak untuk mengikat anda dan client. Kontrak ini sebenarnya tidak hanya melindungi anda sebagai pihak yang melakukan pekerjaan namun juga akan melindungi client dari hal-hal tidak diinginkan. Sehingga hak dan kewajiban dari kedua pihak tetap terjaga. Secara umum hal-hal yang perlu dituangkan dalam kontrak adalah sebagai berikut.

 

Pembayaran

Seperti apa skema pembayaran yang ingin anda tetapkan kepada client dapat anda tuangkan dalam kontrak ini. Apakah anda menginginkan pembayaran 50% di muka dan sisanya sebelum delivery pekerjaan atau mungkin kombinasi persentase yang berbeda. Jangan lupa untuk menambahkan pajak ke dalam harga yang anda tetapkan. Bila anda mengerjakan proyek pemerintah pembayaran biasanya dilakukan berdasarkan termin pekerjaan.

Pastikan sebelum memulai pekerjaan anda sudah mendapatkan uang muka (down payment) dari client. Mengapa? karena anda tidak pernah tahu apa yang akan terjadi ke depan, anda tidak tahu seperti apa birokrasi di perusahaan tersebut yang menyebabkan pembayaran tak kunjung selesai, anda tidak bisa mencegah pembatalan pekerjaan secara sepihak dari pihak client dengan berbagai alasan dan sebagainya. Dengan uang muka yang anda dapatkan tentu anda tidak lagi terlalu kuatir dengan kemungkinan-kemungkinan di atas. Anda tidak lagi kuatir dengan jam kerja panjang yang telah anda habiskan namun tanpa pembayaran.

 

Pembatalan Pekerjaan Sepihak

Masalah ini harus anda antisipasi dalam hubungan dengan client. Dengan berbagai alasan client bisa saja membatalkan pekerjaan saat pekerjaan dilaksanakan. Untuk mengantisipasi hal ini anda harus membuat ketentuan bahwa pembatalan pekerjaan secara sepihak dari client dengan alasan apapun maka uang muka yang telah dibayar client kepada anda tidak bisa dikembalikan dan menjadi milik anda. Untuk itu pastikan anda telah menerima uang muka sebesar 50% dari nilai total project, dibayar sebelum pekerjaan dimulai. Pastikan pula di kontrak bahwa 50% sisanya dibayar pihak client sebelum delivery pekerjaan, yakni saat pekerjaan telah selesai dan siap didelivery.

 

Waktu Pengerjaan

Sebutkan secara jelas berapa lama pekerjaan tersebut akan anda kerjakan. Untuk pekerjaan website ada baiknya menyertakan ilustrasi visual untuk timeline pekerjaan yang dikerjakan dengan penjelasan tahap per tahap pekerjaan. Ilustrasi tersebut membantu client mendapatkan gambaran tahap-tahap pekerjaan yang sedang berlangsung bila nanti pekerjaan tersebut dilaksanakan.

 

Materi Pekerjaan

Sebutkan materi apa saja yang client harus sediakan seperti image/foto, logo, teks, elemen grafis untuk pekerjaan yang anda kerjakan. Hal ini tentu harus anda sebutkan dalam kontrak secara jelas dan tegas, karena seringkali client tidak mengerti hal-hal demikian dan tugas kita lah memberitahu hal tersebut kepada mereka.

Illustration by Intraktive

Revisi Pekerjaan

Dalam melakukan pekerjaan dari client tentu akan ada revisi yang diminta pihak client. Seberapa banyak permintaan revisi tentu tergantung clientnya, ada client yang banyak menuntut revisi namun ada juga client tidak banyak menuntut revisi. Untuk itu penting adanya pembatasan revisi, sebagai upaya untuk menjaga client tetap fokus pada revisi penting saja dan tetap fokus pada penyelesaian pekerjaan.

Pekerjaan Graphic Design

Katakanlah anda membuat brosur, poster atau pamflet untuk client, pastikan dalam kontrak anda membuat pengaturan jumlah revisi ini. Anda bisa membuat kategori revisi berdasarkan :

  • revisi kecil : ganti judul, ganti kata/kalimat
  • revisi sedang : menggeser elemen grafis, rubah warna

Pada masing-masing revisi ini anda bisa memberikan revisi maksimal, sebagai contoh revisi kecil maksimal 4 kali dan revisi sedang maksimal 3 kali. Apabila permintaan revisi ternyata melebihi dari yang telah disepakati pada kontrak maka anda bisa mengenakan biaya tambahan untuk setiap revisi.

Pekerjaan Web

Untuk meminimalisir permintaan revisi oleh client dalam pekerjaan website, aplikasi web, aplikasi smartphone anda butuh membuat wireframe terlebih dulu, yakni berupa draft kasar dari layout yang sesungguhnya. Wireframe adalah kerangka dasar dari layout yang akan dibuat. Apabila ada permintaan perubahan dari client maka akan mudah bagi anda untuk merevisi wireframe tersebut sebelum anda masuk ke tahap selanjutnya.

Dengan wireframe anda mengisolir revisi hanya di tahap wireframe sehingga anda bisa menentukan jumlah maksimal revisi di tahap wireframe. Dengan demikian begitu memasuki tahap HTML/CSS coding anda tidak lagi disibukkan dengan permintaan revisi dari client.

 

Source File / Final Art

Di dalam kontrak perlu anda sebutkan source file apa saja yang anda serahkan nantinya setelah pekerjan selesai. Untuk pekerjaan web mungkin semua file yang akan anda upload ke server adalah source file yang akan anda berikan kepada client begitu pula dengan pekerjaan aplikasi web dan aplikasi smartphone.

Begitu pula untuk pekerjaan graphic design, bila anda mengerjakan brosur, pamflet, poster maka source file brosur, pamflet, poster lah yang anda serahkan kepada client dengan berbagai file format diantaranya PSD, PDF, AI dan lainnya. Namun ingat bila ada image/photo yang anda edit/rekayasa (image touch) untuk kegunaan pekerjaan graphic design yang anda kerjakan tersebut itu bukanlah bagian dari source file yang harus anda serahkan. Bila client anda meminta source file dari image/foto yang anda edit/rekayasa tersebut tentu anda bisa meminta biaya tambahan untuk itu.

 

Pasca Penyelesaian

Setelah delivery pekerjaan selesai anda bisa memberikan batas waktu kepada client melihat kembali apa yang kurang. Katakan anda memberikan waktu 2 X 24 jam kepada client untuk mengajukan revisi kecil dari pekerjaan yang telah anda delivery. Pasca 2 X 24 jam setiap pekerjaan revisi yang diminta client akan dikenakan biaya, kecuali untuk pekerjaan perbaikan dimana ada hal-hal tidak berjalan sebagaimana mestinya seperti link yang salah, link yang mati, teks yang salah dan sebagainya. Intinya anda memberikan kesempatan kepada client untuk mengajukan revisi namun berbatas waktu, tanpa batas waktu anda akan dibanjiri permintaan revisi yang tak ada habisnya. Untuk itu perlu anda sebutkan dan tegaskan masalah ini di dalam kontrak.

 

Kesimpulan

Seringkali kita mengabaikan masalah kontrak dalam berhubungan dengan pihak client untuk pekerjaan yang kita dapatkan. Padahal kontrak sangat penting untuk mengikat kedua belah pihak, sehingga hak masing-masing pihak antara kita dan client tetap terjaga dan kewajiban masing-masing pihak pun bisa dilaksanakan.

Adanya perbedaan pendapat berkaitan dengan pekerjaan pun bisa diselesaikan dengan mengacu pada kontrak yang telah kita buat dan kita sepakati bersama. Potensi perbedaan pendapat antara kita dan client berkaitan dengan masalah pekerjaan tersebut akan selalu ada bahkan untuk masalah kecil sekalipun. Masalah kecil sekalipun bisa menimbulkan suasana yang tidak nyaman antara kita dan client yang seharusnya bisa diminimalisir dengan kontrak.

Mungkin masih ada item lain yang perlu dituangkan di dalam kontrak, silahkan share disini :)